部門を越えた連携と協働で実現した情報の一元化

地域包括ケアの現場で、私たちが特に重視してきたのは「情報の鮮度」と「分かりやすさ」です。
高齢者支援や医療・介護の連携では、最新情報にいかに迅速にアクセスできるかが、支援の質を左右します。そのため、区民の方々はもちろん、医療・介護従事者がいつでも最新の情報を確認できる環境づくりを目指してきました。
同時に、誰もが迷わず必要な支援に辿り着ける"情報の整理と伝え方"も重要なテーマです。
しかし、介護保険制度だけでなく、医療、地域の通いの場、健康づくり、障害福祉など、関係する領域が広がるほど、理想的な形で情報提供を行うことは難しくなってきました。

「通いの場」は地域包括ケア推進課や社会福祉協議会、「医療関連の情報」は健康政策課といったように、担当部署ごとに情報が分かれていました。そのため、問い合わせがあるたびに各課と個別に確認する必要があり、情報の更新や共有に時間を要する状況が続いていました。結果として、「常に最新の情報を保つ」という体制を整えることが難しくなっていたのです。
さらに、こうした縦割り構造は、区民や事業者にとって必要な情報を探しにくくする一因にもなっていました。たとえば、健康部と地域包括ケア推進課では、それぞれ異なる体操プログラムを展開していますが、区民には全体像が見えにくい状況でした。
こうした課題を踏まえ、地域包括ケア推進課が中心となって、情報の管理・発信を一元化するための検討がスタートしました。

導入後は、各課や社会福祉協議会が同じプラットフォームを利用することで、それぞれが個別に管理していた医療・介護・通いの場といった情報が一つの仕組みに集約されました。これにより、更新内容が即座に全体へ反映され、常に最新の情報を共有できる環境が整いました。
更新作業も効率化されています。情報は一度入力すれば全体に反映されるため、これまで発生していた二重登録や更新漏れといったミスが減少しました。さらに、事業者が自らオンラインで情報を更新できる仕組みにより、職員や関係機関の間で生じていた認識の違いや連絡の行き違いも大幅に解消されています。
利用者向けの分かりやすさも向上しました。地図から施設を探せる機能により、駅名や地域、ランドマークといった"土地勘"に合わせた検索が可能になりました。医療・介護・通いの場関連の情報を横断的に一覧でき、目的に応じた比較もしやすくなっています。
こうした改善は外部向けの情報提供にとどまらず、庁内や関係機関との連携強化にも効果を発揮しており、業務全体のスムーズな情報共有に役立っています。

導入後は、トーテックアメニティのサポートを受けながら、月1回の定例会を開催しています。各課の担当者や社会福祉協議会に加え、トーテックアメニティの営業担当・エンジニアも参加し、関係する各所属及びトーテックアメニティが、年度当初に設定した目標と、それに対する具体的な取組をまとめた「アクションプラン」を軸にサイトの改善点や活用の方向性を議論しています。
また、庁内外の利用者拡大を目指し、研修を通じて職員の利用定着を図るため、職員向け研修の実施方法や、庁外の団体にも活用を広げるための取組などについても、定例会で検討を行っています。
併せて、サイトのデザインや検索のしやすさ、掲載情報の充実など、利便性向上や掲載情報の充実化のための取組も進めています。直近では、高齢者の通いの場・外出促進につなげるため、定例会での検討をもとに、新たに「高齢者交流・憩いの場」のページを開設しました。
また、トーテックアメニティからは他自治体の活用事例や改善のヒントが随時共有されており、それらを参考にしながら機能強化を図っています。

令和6年度には、新たに「障害福祉」分野の情報をサイトへ追加し、掲載内容の幅がさらに広がりました。今後、区民のニーズはより多様化していくことが予測されるため、増え続ける情報を分かりやすく整理し、常に最新の状態で発信していくことがますます重要になっていきます。その取り組みを支えるうえで、トーテックアメニティの専門的なサポートに、引き続き大きな期待を寄せています。
最終的に目指しているのは、「地域包括ケアに関する情報なら、まずはさがせーる新宿」と言われる存在になることです。利便性を高めるだけでなく、地域の支え合いを後押しする社会インフラとして育てていきたいという思いがあります。
また、「さがせーる新宿」の運用と定例会を通じて、これまで縦割りだった各部門の間に"困ったときに気軽に相談できる関係性"が自然と生まれてきました。日常的な情報共有を通じて、部門を越えて協働する文化が醸成されつつあることが、何より大きな成果だと感じています。