コロナ禍において、関係者向けサイト「ケア倶楽部」での解決事例をお聞きしました

顧客名:関東所在の10団体様

情報最新化事業者支援コスト削減情報共有データ蓄積
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関東所在の10団体様
東京都中央区様
東京都港区様
東京都墨田区様
東京都豊島区様
東京都荒川区様
東京都八王子市様
東京都日野市様
他 3団体様
2021年8月ヒアリング実施
トーテック
―システムの導入前は、事業者への連絡や情報提供においてどのような課題があったか教えてください。
お客様

「介護保険制度の動向やサービス改善のために必要な、緊急性の高い情報が伝達するまでに時間がかかっていました。」

メールアドレスを一部しか把握できていないため、メールの一斉送信による周知ができませんでした。」

「FAXによる一斉送信で情報提供等行っていましたが、FAX番号の入力に毎回時間を取られていました。」

連絡手段ごとに対応(メール又はFAX)を変えなければならず、処理に時間を要していました。」

「メールやFAXでは既読の確認を行うことができず、確実に伝わったかの確認が取れませんでした。実際、埋もれてしまって見てもらえないことが多々ありました。」

「メール・FAXでは送信できるデータに限りがありました。」

「新規・廃止事業所等のメールアドレス、FAX番号の管理が困難でした。」

「公式ホームページを用いていたが、日々ホームページでは、様々な情報が更新されるため、必要な情報が埋もれがちです。」

「制度改正年は改正後の様式等が直前まで発出されないため、事業者への迅速な情報提供が求められますが、HPやメール、FAX等の手段では難しい状況でした。」

トーテック
―ケア倶楽部を導入することで課題がどのように解決できるとお考えになったのでしょうか?
お客様

「区からの情報発信、研修案内、アンケートをより迅速かつ確実に実施できると思いました。」

「情報掲載の際の通知対象等を詳細に設定でき、通知メールも一括して自動送信されるため、事務処理の手間が大幅に軽減されると考えました。」

「国、都、区からの通知を集約し、多様な情報を獲得することができ、またそれらの情報を介護事業者と共有することを目的としました。」

「電話やFAX、郵送という手段で行うより、速報性が増し、大量の情報を短時間で複数事業者に提供することができると考えました。」

「メールやFAXとは別の手段を保有することで、災害時の連絡体制の強化を狙いとしました。」

「区民向けの情報提供は区HP、事業者向けの情報提供はケア倶楽部という区分けをすることで、事業者に対して、より細分化した情報の提供を行えると考えました」。

「新規・廃止事業所等のデータ管理は、トーテックさんが公的データと突合して行うため、区の管理作業に関する負担軽減が期待できました」。

「全ての介護事業所のメールアドレスを把握しておりません。その点、ケア倶楽部は登録さえしてもらえればよいので多くの事業所に発信できます。」

トーテック
―コロナ禍によって事業者への連絡・情報提供の頻度や重要性が増している中、ケア倶楽部の活用事例を教えてください。
お客様

「コロナに関する事務連絡や衛生物品の配布等、必要な情報提供を迅速に行うことが出来ています。」

「新型コロナウイルスに関する厚生労働省及び東京都からのワクチンや抗原検査キット等の情報提供、区からの事業者向け新型コロナウイルス感染症対応マニュアル等の周知に活用しています。」

余剰ワクチン接種状況報告にアンケート機能を利用しています。」

区独自事業(介護保険サービス事業者向け給付金や介護サービス受持者等への余剰ワクチン接種の募集)の周知に活用しています。」

「アンケート機能を用いて、事業所でのワクチンの接種状況やマスク・手袋等の衛生用品の配布希望などの調査・集計に役立てています。」

「コロナ禍により、介護サービス事業者研修を集合型から配信型へ変更し、申込みから配信案内、研修資料のダウンロード、研修アンケートなどの研修事業に関する案内等を、ケア俱楽部を活用して行っています。」

「介護事業者へのワクチン接種が急遽決まった際、人数把握にケア倶楽部のアンケート機能を使用しました。その結果、締め切り日に総計を即座に出すことができたため、時間がない中、スムーズな対応が可能でした。」
トーテック
―コロナ以外での活用事例についても教えてください。
お客様

法改正に関する通知、区独自のQ&Aなどを掲載し、事業者へ情報提供しています。」

「各サービス対象の通知、案内等を"サービス別に"掲載しています。」

「指定更新・処遇改善等の提出書類の案内、介護報酬改定及びサービスコードの情報提供、事業所職員向け研修への申し込み等、幅広く活用しています。」

各種様式(加算届出書、人材育成補助金申請書、福祉用具の可否確認書等)をダウンロードして活用して頂くためケア俱楽部に掲載しています。」

「オンライン開催した事業者連絡会の動画を、後日ケア倶楽部に掲載することで、参加できなかった事業者が閲覧できるようにしました。」

「介護保険サービス従事者向け動画による研修をケア倶楽部により周知、受講後のアンケートも実施しています。」

「○介護保険算定に係る保険者の見解(コロナ含む) ○非常災害情報 ○様式変更 ○東京都や厚生労働省からの情報提供 ○アンケートのお願い など、多岐に渡って活用しています。」
トーテック
―ケア俱楽部を活用し得られた効果や、今後期待する効果を教えてください。
お客様

「FAXやメール等を活用するよりも容易に一斉に情報提供をすることが可能になりました。また、情報の公開時期が指定できるため、必要な情報のみを掲載できるので大変便利です。」

「事業者への情報提供をケア倶楽部に一本化することで、事業者の登録率と柔軟・迅速な情報提供が可能になっており、事業者のケア倶楽部の活用率も上がっていると思われます。」

FAXや手紙の削減が効果として得られました。また、アンケート機能等を用いて、新型コロナウイルスに関する自主点検やマニュアルを周知したことで、介護事業者の感染対策への意識向上につながったと考えています。」

「事業所への連絡業務の軽減はかなり図れたと思います。また事業者自らサイトにつなぐことで、情報を取りに行くという意識付けにもなると思います。」

「事業所においてもケア俱楽部の閲覧が周知され、重要な情報を確認できるようになっています。」

「情報をいち早く各事業所へ伝えることができるため、タイムラグを減らすことができました。」

「ケア倶楽部の中で市からの情報だけでなく介護保険最新情報なども確認できるため無駄がないです。」

「アンケート機能を活用することで簡易迅速的に必要な意見を集約することが可能で、アンケート結果をExcel形式で出力が出来るのでよく活用しています。」

「区民が利用する事業所へ迅速かつ的確な情報が提供することで、介護サービスの質の向上に繋がることを期待しています。」

「集合型の研修や区の連絡会等を開催するにあたって、出欠確認や研修報告などをアンケート機能を利用して活用していきたいです。」

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